Urząd Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) przedstawił stanowisko dotyczące praktyk outsourcingowych stosowanych przez zakłady ubezpieczeń i reasekuracji (Stanowisko UKNF dotyczące niektórych aspektów stosowania outsourcingu przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji) W dokumencie tym UKNF zwraca uwagę na kilka kluczowych aspektów, które zakłady muszą uwzględniać, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami oraz utrzymać stabilność operacyjną i finansową.

Wybór Dostawcy Usług Outsourcingowych

Zakłady są zobowiązane do starannego wyboru dostawców usług outsourcingowych, szczególnie w kontekście funkcji kluczowych i czynności podstawowych lub ważnych. Proces ten powinien być zgodny z Wytycznymi EIOPA, które określają kryteria klasyfikacji funkcji zarządzania oraz czynności, które mogą być przedmiotem outsourcingu. UKNF podkreśla, że zakłady muszą uwzględniać wszystkie procesy, usługi i działania, które mogą być zlecone na zewnątrz, i które mają kluczowe znaczenie dla ich działalności.

Kryteria Oceny Outsourcingu

Podczas oceny, które funkcje lub czynności uznać za podstawowe lub ważne, zakłady powinny analizować, czy bez nich możliwe jest kontynuowanie świadczenia usług dla klientów. Kluczowe jest także rozważenie wpływu outsourcingu na system zarządzania, kondycję finansową oraz zgodność z prawem. W ocenie tej powinny być uwzględnione również potencjalne zakłócenia w realizacji zleconych usług, wpływ finansowy oraz ryzyko koncentracji funkcji u jednego dostawcy.

Ryzyko Dostawcy

UKNF podkreśla konieczność analizy ryzyka dostawcy, w tym ryzyka konfliktu interesów. Zakłady powinny identyfikować źródła potencjalnych konfliktów, np. powiązania kapitałowe z dostawcami, i wdrażać mechanizmy kontrolne minimalizujące ryzyko ich wystąpienia. W przypadku outsourcingu funkcji kluczowych, takich jak funkcje aktuarialne, zarządzania ryzykiem, zgodności z przepisami, oraz audytu wewnętrznego, zaleca się szczególną ostrożność.

Przykłady Czynności Podlegających Outsourcingowi

Dokument UKNF zawiera także przykłady czynności, które mogą być uznane za podstawowe lub ważne, takie jak ocena ryzyka, ustalanie wysokości szkód, tworzenie produktów, czy zarządzanie danymi. Jednocześnie, UKNF wskazuje na czynności, które zwykle nie są uznawane za kluczowe, np. rekrutacja personelu czy usługi marketingowe.

Monitoring Outsourcingu

Ostatecznie, UKNF zwraca uwagę na potrzebę monitorowania realizacji umów outsourcingowych, szczególnie tych dotyczących funkcji kluczowych i ważnych czynności. Zapewnienie stabilności finansowej i operacyjnej zakładu wymaga ścisłej kontroli nad tym, jak dostawcy realizują swoje obowiązki.

Organ nadzoru oczekuje, że zakłady dostosują działalność do stanowiska: a) do 31 grudnia 2024 roku – w odniesieniu do przeglądu i modyfikacji polityk (zasad) outsourcingu oraz uwzględnienia stanowiska w nowo zawieranych umowach outsourcingu, b) do 31 marca 2025 roku. – w odniesieniu do pozostałych umów outsourcingu.

Stanowisko UKNF jest zatem szczegółowym przewodnikiem dla zakładów ubezpieczeń i reasekuracji, mającym na celu zapewnienie zgodności z prawem oraz utrzymanie wysokich standardów operacyjnych i zarządzania ryzykiem.