Wiadomości


ROZLICZENIE DIETY PRACOWNICZEJ

Kwestie związane z warunkami zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków za delegacje zagraniczne, zgodnie z brzmieniem art. 775 § 2 kodeksu pracy, zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991, z późn.zm.).
Czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej i dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 108/00). Odbywanie podróży służbowej poza granicami kraju polega na wykonywaniu zadania „w państwie określonym przez pracodawcę”. Oznacza to, że czas dojazdu pracownika do granicy polskiej i oczekiwania na jej przekroczenie jest czasem podróży służbowej na obszarze kraju, z której tytułu pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów na podstawie przepisów dotyczących odbywania delegacji krajowej.
 
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 13 rozporządzenia). Ponadto pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13. ust 3 rozporządzenia. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety, obiad 30% diety, kolacja 30% diety.
 
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety a jeżeli nie jest to możliwe pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia). Udokumentowanie nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Tylko w uzasadnionych przypadkach np. wątpliwości co do zakresu usługi hotelowej, pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. W konsekwencji tego brak np. wyszczególnienia kosztów śniadania w fakturze, można uzupełnić oświadczeniem pracownika, zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia lub też poprzez załączenie do faktury oferty na usługę hotelarską lub innego dokumentu, czy informacji z której wynikać będzie że cena obejmowała wyżywienie, i jaki był jego rodzaj.
 
Z treści § 7 ust. 5 i § 14 ust. 3 rozporządzenia wynika, że w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono śniadanie przepisy § 7 ust. 4 i §14 ust. 2 stosuje się odpowiednio. Oznacza to, że zarówno w przypadku gdy na fakturze nocleg i śniadanie są wykazane w jednej wspólnej pozycji jak i w przypadku gdy są wykazane w dwóch pozycjach należy zmniejszyć wartość diety o wskazaną przepisami wartość bezpłatnego wyżywienia w postaci śniadania. W związku z powyższym pracownik, nie otrzymuje zwrotu pełnego wymiaru diety.
 
Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
 
Hominum causa omne ius constitutum est
tel. 71 724 57 47 / 606 750 165
fax 71 734 57 02
 
 
Kancelaria Radcy Prawnego
Katarzyna Kałwak

ul. Piłsudskiego 36/3
50-033 Wrocław
Kancelaria KALWAK © 2017 All Rights Reserved
Projekt i realizacja strony internetowej RSO.PL